计划制定好后，下一步就是预算的实际准备。你将就此计划估算费用，为此，你必须参考你的工作记录和其他资料。 为使预算比较准确，你需要上一年的价格和实际数量。为此，你必须要做好详细的记录。例如：买了多少种子？一共花费多少？实际用了多少？表现如何？在预算过程中都要考虑这些因素，预计下一年需要的种子开支。了解员工的薪资状况，用了多少人？每人工资是多少？员工工作安排、时间分配这些信息应制成详细的表格形式记录下来。员工的加班情况记录，是否要增加人手？你比较过是雇佣少数人以加班形式来做还是雇佣更多的人少加班哪个好呢？仔细看工作分配表，员工工作效率都达到饱和了吗？是否能安排少一点人去做以前需要多人去做的事呢？ 在准确安排薪资预算时，必须要回答以上的问题。本年度有多少员工，下一年需要多少？员工来年是否要调薪？参照CPI指数，薪资是否能跟上物价的上涨或更高。 查看你的库存记录，是否有大量的库存如种子、化肥、农药、油料等，这些都是对资金的占用，是否买太多了？另一方面，如你库存太少，你将不得不面对在使用旺季由于价格上涨带来的费用上升。尽量批量购买或在能争取到折扣的时候去买，但也不要在一时用不上的东西上占用大量库存资金。 查看机械记录，检查是否有充足的机械，是否会因为机械不足造成员工的等待。分析哪些机械已经过了经济的修理点，已不值得修理，需要报废。哪些机械需要修理，需要的配件，配件的费用。检查库存，看哪些库存多了，哪些短缺，一一列出。注意折旧方式，根据折旧方式，估计所有的机械装备在预算时的帐面价值。做一个下一年需要更换和增添的机械清单，当考虑是否替换机械时，检查此机械帐面价值是否已跌落到零。研究市场行情，或同同行交流，决定需要更换和增添的机械。了解市场价格，以使预算更精确。不要为了使之得到批准而低估价格，业主一般不会同意一原本预算10万元的机械到实际购买时变为20万元。 工具类如何？列出一存货目录，是否有足够的工具给每个人使用，要考虑一些遗失或损坏。 检查建筑物。是否需要维修、扩大和更改？估算费用与周期，假如在比较晚的时候做时，要考虑物价上涨因素，确保费用估计准确。 灌溉系统。是否需要更换、修理和改造？ …… 简而言之，收集每一个可提供的记录，计算所有可能的外围费用，和你的目标、整个操作的目标结合起来，然后开始建立一个预算的结构。 6 预算的编制 预算必须以一种比较合适的格式呈现给业主，使他能理解并决定是否批准或修改。在写预算前，记住你是在用你的数字与格式在“卖”预算，因此应尽可能地写成建议形式的文档，并要求非常详细。当业主发现预算中列出的所有问题已经回答了，那么对你和你的管理能力的看法都会提高，你的预算得到批准的机会就大。 预算的书面形式也非常重要，应象公文一样打印并装订起来。 1) 首先列出你的维护目标。写一预算的介绍，与维护目标合并，以解释它们的重要性，确信有关球场维护目标的相关介绍也是俱乐部整个操作目标的一部分。当你列出你的目标时，要一个一个解释它们的重要性。无论业主怎么想，不要试图让他们相信这些都是最重要的，或都是绝对正确的。应仔细地和有逻辑地提出你的意见，并用让人信服的数字来支持，让他们自己得出本计划非常重要的结论。 2) 在介绍和解释下一年目标的地方，要提一下3-5年的计划，以证明你希望一步一步去做，同时也展示你的计划也整合到了俱乐部整个的管理与目标中。 3) 在你所选择的方法背后，你不要解释其合理性，应给他们以足够的信息，让他们自己去理解判断。有关的信息，应尽可能简洁但完全。你的目的是提供一个信息量大、有用的、详细的、实际的、有逻¼性的预算。但有的部分重点要突出和清晰，特别有关钱的数目时。 4) 你的设计的预算花费将分3类。操作预算，包括整个球场的计划和正在进行的花费，如劳动力、大宗材料等。特定项目预算，包括任何特别的计划，如植栽或果岭的重建等。固定资产预算，费用高的或使用时间长的，如球道剪草机等。 5)如俱乐部有自己的分类系统，在你介绍、列出数字时，确保同它一致。假如俱乐部分类叫做“薪资与福利”，你在预算中就不能叫做“劳动力花费”。使业主能很清楚地理解。在所有的目录中，要仔细解释同去年的不同——为什么会增长？如你解释的很清楚，那么你的能力会得到认可，预算的通过也不会有什么问题。 6) 维护预算目录中最大的是劳动力花费，可能会达到总预算的40%，应首先列出。在这部分中，解释固定用工的薪水，然后列出所有的临时用工的工时、工作阶段和薪水。还有加班工资的付出，员工的保险、离职补偿金和其他福利等，要一一作出解释和说明。如：薪资增长12万元，增长10%。2007年CPI是4.8%，预计2008年是7%，建议薪资增长跟上通货膨胀率。如你想对一些特别的员工加薪，应解释此人担负的额外工作。个人的工作职位说明要附加到预算中，包括每个人的姓名、职位、薪资、日工作小时、是否季节工或全日工，说明他们的工作表现和业绩。在解释你的加班状况时，要突出由于天气、机械故障或锦标赛的影响，指出除非非常必要，一般不会产生加班。 7) 下一个大部分可能是化肥、农药。解释你要做的工作和花费。 8) 种子、沙等，解释Overseeding工作计划与区域安排，球道铺沙的次数与用量等。 9) 花卉、树木等。记住只能预算当年花费的数目，如一个3年的植栽计划预计是6万元，那么当年只能花费2万元。 10) 机械装备的维护与修理是最需要细致分类的，为此应再创造一个次目录。参考本预算的模式，但必须同你的预算相匹配，并与俱乐部的整体预算表格相近。可以列出每一台机械可能要修理的项目，下一年的大概工作小时、正常保养的项目、发动机是否要大修等，需要的配件，需要的磨刀沙、油品、打孔针等消耗品数量。 11) 在机械的修理与维护预算下面，建立一个待修机械的部分。这要将其与其他部分分开，因为这不是普通的修理和固定资产的花费。为确保使人理解，需做大量的解释工作。 12) 高尔夫球车应单独列出，和其他维护机械分开。 13) 喷灌系统的维护与修理也可列出自己的次目录。 14) 如你对一些维护工作进行了外包，象树木景观的修剪，应增加这一目录。也可以增加其他目录，如道路、停车场等。他们可以分开也可以同维护预算一道，但需要作出简要的说明。 15) 你可能想购买一些机械设备。俱乐部的会计系统将作出说明哪些是固定资产，哪些不是。通常那些价格较高或使用年限较长的可归入固定资产类。如价格超过2000元或预期使用年限1年以上，或同时具备。固定资产预算通常应同其他预算条目分开，因为他们会对俱乐部的财务体系产生影响。 16) 球场旗子、Tee Marker、旗杆、洞±等的分类预算。 17) 管理费用，如水、电、电话和差旅费等。 18) 其他类，应尽可能的少。 以上这些都应用简明的表格形式列出来（俱乐部标准的表格或自己制定），使他人能很明白地看懂。 7 如何适当地上呈预算 在上呈你的预算时，要考虑很多因素，你需要了解这些因素并使之为你服务。 1) 要用适当的事实说明你非常专一。如：格式清晰、装订得非常整齐，展示你仔细研究了预算中的所有事实与数字，回答了预算中的所有问题，但不包括无关的问题。 2) 要想预算得到批准和后续的资金保证，给他们以合理的原因。如：更好的场地条件，球场更好的口碑。 3) 业主总希望尽可能的少花钱，但你要明白：这些不是花他们的钱，而是俱乐部会员的钱或股东的钱，他们必须为此大额资金的使用而负责。 4) 由于业主一般是商人，得应用他们的方式与他们沟通，用一些商业术语如自然增长、现金流、折旧等，而不要说什么仙女环、一年生早熟禾等他们很难理解的专业术语。 5) 针对他们可能提出的问题有足够的数据来回答，如不能明确回答或错误的回答将会使人对你的整个预算怀疑。 6) 讨论当前的问题。如：CPI指数、本地最低工资的增长、化肥农药的提价、黄沙的货源等。 7) 证明假如有更多的资金，你将能做更多的事。如：引进新草做实验、做新引进的杀菌剂喷洒实验。 8) 一定要给他们对预算有思考的时间。你必须意识到你自己已对本预算非常熟悉了，然而其他人对此却很陌生，需要时间去消化吸收。 9) 应尽早将预算写出来，在他们心情比较好的时候，呈上去，给他们时间去思考，那么你的预算被批准的机会就大一些。特别是有关数字变化或机械购买的预算。如你想购买比较昂贵的机械时，不要立即提出，应在几个月以前甚至一年以前就提出，应经常这样说“我们想买一个XX机械，将这个预算做到下一年怎么样？”假如你的要求非常强烈或俱乐部能负担得起，那么就有可能会成功。 注意以上这些因素将会使你的预算得到比较好的批准。 8 假如预算被削减怎么办 假如预算被削减，一定要正确地处置。这不是发火的时候，你必须用使他们信服的办法去说明其必要性。当然一些基本的情况你必须要有。 1) 确保你的预算中没有“虚”的成分。 2) 假如他们决定削减预算，一定要让他们知道他们将不得不放弃一些事情。如果他们想削减10%而你照办了，也不告诉他们哪些事情将不能做，那么你的预算将值得怀疑。 3) 如他们一定要削减，那么就让他们自己决定什么是可以放弃的。这是他们的选择，站在他们的立场上，他们一定有他们的道理。 4) 你需要帮助预测由于预算削减可能引起的后果，这样他们将能做出更好的选择，同时就由于削减产生的问题同他们保持密切的联系。 9 总结 1) 预算只是你的工作计划在资金层面的表达。 2) 预算反应的是你的计划如何，你希望在这上面花多少钱？ 3) 预算是一个管理你的行动和权衡你的表现的工具。 4) 预算的过程比较复杂，需要你去制定你的操作计划，以各个表格形式，保持完整的操作记录，用当前的计划同过去相比以评估你做法的合理性。 5) 预算是一个必不可少的管理工具。 作者：高宗平，上海旭宝高尔夫俱乐部场务部副理